コロナ禍でオフィス移転！社内お片づけプロジェクトで実施したこと・やってよかったこと・やっておけばよかったこと……

全社リモートで閑散としたオフィス、払い続ける賃料……！

コロナ禍で突然始まった全社一斉リモートワークから、早2年余り。出社は強制ではないため、ハイブリッドワークに突入する人もいれば、1年以上出社しない人もいたりと、勤務形態は人それぞれです。

当時の全社テレワーク突入3ヶ月後のアンケート記事は下記の通り。このあと2年余りも続くとは（継続中）、想像だにしませんでした。

時を戻そう。

最大40席ある当社のオフィスも、2022年現在では（多くても）同時に5人くらいしか出社してません。つまり、ガラガラ。しかし、そんなオフィスにだって、港区レベルのオフィス賃料が粛々と請求されます。

誰もいないのに。

いつ終わるともしれないコロナ禍、リモートワークも常態化しており、全員が毎日出社するようなことはもはや無さそうです。そんな状況に、経営陣は決断しました。

「オフィス移転します！」

社内お片付けプロジェクトスタート！

移転先ではフリーアドレスにななり、オフィスの面積を大幅に縮小するとのことでした。乱雑に積み上がった資材も、長年蓄積された書籍も、袖机に積載された書類も、ほとんど持っていけなくなりそうです。

上層部から指示された移転時期は半年以上先でしたが、直前になって整理するよりも、少しずつ片付けていった方が効率はよさそうです。そこで、社内各チームからメンバーを選出し「社内お片付けプロジェクトチーム」を組むことにしました。

本記事は、社内お片付けプロジェクトで「実行したこと」「やってよかったこと」「やっておけばよかったこと」のまとめです。オフィスの整理・移転等を、社員で進める際の参考になれば幸いです。

社内お片付けプロジェクトチームがどう動いたか、順を追って見ていきましょう。

社内お片付けプロジェクトの“ミッション”とは……？

プロジェクトをマネジメントする上で重要なのは、メンバー全員の意識を揃えることです。そこでまずは今回のプロジェクトのコンセプトを明確にしました。

コンセプト：全部捨てる

これに尽きます。ほぼ全員が2年以上テレワークできている現状、オフィスでなければできないことは極めて限定的です。そこで上記のコンセプトに沿って、次の3つのミッションを定めました。

• 移転先には何も持っていけない
• 会社の備品はすべて廃棄する
• 全ての私物を持って帰る

以上の前提で進めることにしました。

まずやること、役割分担／スケジュール決め／タスク整理／ゴミの分類

社内お片付けプロジェクトの実行期間は約2ヶ月。

テレワークを前提とした勤務体系のため、ふだんから出社しているメンバーと、そうではないメンバーが混在しています。そこで、プロジェクトメンバーは週1回出社して集合することになりました。（人手が欲しいときには、他のメンバーに声をかけます）

まずは、プロジェクトメンバーの中からリーダーを選出し、各メンバーに役割を分担します。

プロジェクトチーム全体での役割分担

プロジェクトチームのメンバーは全部で5名。今回は、下記のような役割分担を行いました。

次は、大まかなタスクに基づいて、全体スケジュールを決めます。

全体のスケジュールを決める

約2ヶ月のスケジュールの中でやることを順々に決めていきます。

• 1週目：デスク外にある私物を持ち帰ってもらうよう、メンバー全員に通知する
• 2週目：共用物のうち、雑誌・パンフレットや空き箱など、明確に捨てていいものを捨てる
• 3週目：デスク外にある私物の持ち帰りを締め切り、この日以降は有無を言わさず捨てる
• 4週目：本を分別し、売るものと捨てるものにまとめる（捨てるものは持ち帰りOK）
• 5週目：書類を分別し、処分方法別にまとめる（契約書類は総務に保管を依頼）
• 6週目：文具・メディア（CD/DVD/HDDほか）を分別する
• 7週目：メディア・過去の納品物などを廃棄する
• 8週目：金属・粗大ごみなどの処分
• 9週目：金属・粗大ごみ・小型電子機器などの処分【延長戦】

※書類の処分は「束にして古紙として捨てる（公開されている情報）」「ダンボールにまとめて溶解処理に出す（社外秘の情報）」「社内のクロスカットシュレッダーで細断する（個人情報）」に分けています。

上記スケジュールの中で、さらにタスクを細分化する必要があるものをまとめます。

細かなタスクを整理する

社内で完結しない廃棄物の処分（下記）について、専門の事業者様に回収依頼をしました。

• 書籍類 →ブックオフ
• 社外秘情報を含む書類・CD・メディア →溶解処理してくれる事業者（廃棄証明書を出してくれる）
• 家電を含む大型電化製品 →産業廃棄物を引き受けてくれる事業者

また、使わなくなっていた検証用PCやディスプレイ、周辺機器、ソフトウェア（パッケージ）について、整理しました。

• 資産管理されている機材 → 情報システム部で回収
• 資産外の機材 → 廃品回収の事業者へ

このように、スケジュールとタスクを明確にして、一つ一つ消化していきました。

プロジェクト終了！やってよかったこと、やっておけばよかったこと

スケジュールから多少の遅れはありつつ、残るは産業廃棄物の処分だけ（事業者との契約待ち）。プロジェクトはほぼ終了です。約2ヶ月のプロジェクトを進行する上で、やってよかったこと・やっておけばよかったことをまとめました。

これをやっててよかった！

プロジェクトを振り返ってみると、やってよかったことがいくつかあります。

• 役割分担（特に外部事業者との窓口）をしっかりしたので、リーダーの負担が分散できて助かった
• この日はこの分類を処分する、と決めて完遂したこと
• 途中で、処分を終えた分類のものがざくざく発掘されたが、本来のスケジュールと並行して処分を進められた

役割分担・スケジュール・タスク決めがしっかりしていれば、多少のイレギュラーがあっても問題なく進行します。

先にやっておけばよかった…！

しかし、よかったことばかりではありません。やっておけばよかったこともあります。

• 入居してるビル＆港区のごみの分別ルールを事前に確認しておくこと（発泡スチロールは何ゴミ？とか）
• 残すものと処分するものを仕分けする際、分別も一緒にしておくこと
• 私物処理のアナウンスの際、分別をしておいてほしいと言えばよかった

つまり、分別にはそれなりに時間がかかる、ということです。

気をつけておきたいこと

このほかに、気をつけておきたい点がいくつかあったので、まとめておきます。

• 外部の事業者とは契約書の取り交わしで時間がかかるので、早めに調べておく
• 事業者の引き取り日に出社しているメンバーがいるか、確認しておく
• ダンボールが足りなくなることがあるので、早めに発注しておく（アスクルさんありがとう）
• メンバーから「念のため残しておきたい荷物」の要望があっても、NGにする

こうして、余裕をもってオフィス移転を迎えることができる……そう思っていたのですが……物事は想定通りに進まないものです。

オフィス移転まであと4ヶ月……からの延期！

ある日、経営陣から「オフィス移転延期」が告げられました。詳細は伏せますが、少なくとも来年以降になるようでした。しかし、もともと前倒しで進めていたプロジェクト。早めに片付いたので、それはそれでいいとしましょう。